INVENTARIOS

INVENTARIOS

Los inventarios estan representandos por aquellos bienes fisicos destinados a la venta en el curso normal de los negocios, asi como aquels que se encuentran en proceso de produccion o que se utilizan en la produccion de otros que se van a vender, sean o no fabricados por la empresa.

MANEJO Y GESTION DE INVENTARIOS

LOS INVENTARIOS IMPORTADOS

Cuando se compran mercancías provenientes del exterior el costo corresponde a:

·        Valor de la factura del proveedor del exterior en la moneda extranjera valorizada en TRM de la fecha de causación

·        Los ajustes por diferencia de cambio de moneda extranjera hasta que las mercancías  están en condiciones de uso o comercialización

·        Todos los gastos de nacionalización (exentos del IVA), como arancel, gastos de bodegaje, comisión del agente de aduanas, formularios de registro de importación

·        Todos los gastos bancarios cucando ala importación la respalda una carta de crédito.  Los intereses de la carta de crédito y los ajustes de diferencias de cambio se registran como mayor valor de los inventarios importados hasta el momento en que la mercancía llega a la bodega del importador y se encuentra en condiciones de comercialización, de esa fecha en adelante se registran como gastos financieros

·        Los fletes y seguros terrestres que se contratan por el transporte de la mercancía desde el punto de llegada hasta la bodega.

·        Cualquier otro gasto diferente de los anteriores.

CONTROL INTERNO

Los inventarios representan  uno de los activos más importantes y significativos de la empresa.  Por ello, se debe realizar un mayor control.  El control interno se debe empezar cuando se reciben los artículos.  Se debe confrontar la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades, artículos solicitados.  Una vez recibida a satisfacción la mercancía, debe elaborarse el informe de recepción o entrada de almacén, el que posteriormente será enviado al departamento de contabilidad para su registro de cantidades en el kardex y valores en el auxiliar de inventarios.  Asimismo, no solo debe importar su registro, sino también otros controles relacionados con medidas de seguridad:

·        Ubicar adecuadamente la mercancía para evitar daños y robos y facilitar el acceso a las personas responsables de su manejo.

·        Permitir el acceso al área de bodega solo a personas autorizadas

·        Controlar la rotación de los artículos par evitar su deterioro u obsolescencia

·        Realizar inventarios selectivos de los productos de mayor  valor, mayor rotación o en otros casos, de los de muy baja rotación para verificar su estado.

·        Utilizar salidas de almacén debidamente autorizadas para el retiro de la mercancía.

SISTEMAS DE INVENTARIOS

Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico y sistema permanente o perpetuo.

SISTEMA PERIODICO

Conocido también como     juego de inventarios, es recomendable para empresas como supermercados, ferreterías, farmacias, tiendas de abarrotes y otros negocios en los cuales el volumen de ventas de productos cuyos precios unitarios son relativamente bajos es muy grande cada día, lo que dificulta la consulta del valor de costo de estos bienes.

En estas empresas cuyos productos son de alta circulación, en el momento de la venta solo se registra el valor de la venta y se espera hasta el final del ejercicio para la determinación del costo de las ventas, mediante la toma física de un inventario final.

Para la determinación del costo de  ventas en este sistema, es necesario conocer los siguientes elementos:

·        El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio o inventario inicial

·        El valor de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (compras netas)

·        El valor de las existencias de mercancías no vendidas que aun se tienen en existencia al finalizar el ejercicio, es decir el inventario final

SISTEMA PERMANENTE

En este sistema no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta Mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y venden mediante el uso de tarjetas auxiliares.  Estas tarjetas permiten conocer tanto el número de artículos en existencias como su costo, pues se dispone de una cuenta que controla las mercancías, así como las tarjetas que facilitan cotejar los datos  obtenidos en la contabilidad.

Con este procedimiento se subsanan las desventajas presentadas con el sistema periódico en lo referente al conocimiento del importe del inventario final y el costo de ventas y hay la posibilidad de detectar robos, malos manejos y errores en el manejo de inventarios.

Este sistema de inventarios suministra todas las cifras para conocer en el momento de reparar los estados financieros, los resultados sobre el valor de las  ventas, el costo de ventas y el valor del inventario.

Las entradas y salidas de mercancías al almacén valuadas al costo se registran  en una cuenta denominada inventario- Mercancía.

Este método es utilizado por las empresas que venden mercancías con precios relativamente altos, como almacenes de electrodomésticos, almacenes de prendas de vestir, materiales de construcción etc.

COMPARACION DE LOS SISTEMAS DE INVENTARIO PERIODICO Y PERMANENTE

SISTEMA PERIODICO	SISTEMA PERMANENTE
* Utilizado en empresas que venden al	* Utilizado en empresas que venden mercancías
detal grandes cantidades de mercancías	de valor relativamente alto
de valor relativamente bajo.	* las compras se cargan a la cuenta de
* Las  compras de mercancías no utilizan	inventarios de mercancía
la cuenta inventarios de mercancías	* Al vender se utiliza información del
* Al vender, solo se utiliza información	precio de venta y del costo
sobre le precio de venta	* En las ventas se acredita la cuenta de
La venta de mercancías no afecta la	inventarios de mercancía al valor de
cuenta de inventarios	costo
Al final del periodo requiere efectuar	* Se pueden hacer conteos físicos de
el costeo físico de las unidades en	las existencias al final del periodo solo
existencia para determinar el costo de	como medida de control.
venta

METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS

Respecto a la valorización de los inventarios deben hacerse varias consideraciones. Ellos representan uno de los renglones más importantes de la empresa, de aquí la necesidad de la correcta valuación del importe que debe enfrentarse con los ingresos del periodo y que  determina la utilidad.

Las mercancías se adquieren en momentos distintos y a precios distintos, al presentar tendencias alcistas.

Esta situación plantea interrogantes como ¿Qué precio utilizar para las unidades que se venden y que costos tomar para valorizar el inventario final?

Varios métodos se utilizan para  valorizar los inventarios:

·        Método primeras en entrar, primeras en salir  PEPS

·        Método ultimas en entrar, primeras en salir  UEPS

·        Métodos promedio ponderado

·        Retail

·        Método de identificación especificas

METODO PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR    PEPS

 Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén, serán las primeras en salir, razón por la cual, al finalizar el periodo contable las existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición y el inventario final queda a costos actuales.  El costo de ventas quedara valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que su valor no será actualizado

Efectos financieros: El hecho de que el costo de ventas quede  valuado a precios antiguos, distorsiona la utilidad y se sobrevalua.  Así estaría enfrentándose precios actuales como precios antiguos.

Al valuar por este método, se obtendrá un menor costo de ventas y como consecuencia, una mayor utilidad y un mayor inventario final.

El manejo físico de las mercancías en el almacén no precisa coincidir con la manera de su valoración.

Debido a las características de la economía actual con tendencias alcistas, este método se utiliza en las empresas, porque presenta los inventarios a precios mas recientes.  Desde el punto de vista de utilidades, da una ganancia mayor, lo que implica mayor valor por pagar en impuestos.

Para el sistema de inventarios perpetuo o permanente, el control de las mercancías se da en tarjetas que deben contener los siguientes datos:

1)      Clase y denominación del producto

2)      Fecha de la operación registrada

3)      Numero de comprobante que respalda la transacción

4)      Costo unitario y costo total de las existencias de lo comprado y vendido.

METODO  ULTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR UEPS

·        EFECTOS FINANCIEROS: Al valuar el costo de ventas a precios actuales y enfrentarlos a los ingresos del periodo la utilidad resulta mas adecuada y cercana a la realidad, pues esta efectuándose la comparación entre precios actualizados.

Este método se basa en la suposición de que las ultimas unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el ejercicio contable las existencias quedan valuadas al costo del inventario inicial y a los precios de las primeras compras.  El inventario final queda valuado a costos antiguos o desactualizados

METODO DEL PROMEDIO PONDERADO

·        EFECTOS FINANCIEROS: Una de las ventajas de este método es su sencillez en el manejo de los registros en los auxiliares de almacén y en épocas de estabilidad económica, pues el no existir movimientos continuos ni cambios bruscos en los precios, el costo de ventas puede llegar a ser parecido al costo de reposición en el mercado.

Este método consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia.

Esta operación se realiza cada vez que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificación del saldo o de las existencias.  Con el costo promedio se valuara el costo de venta y el inventario final

METODO RETAIL

Este método se emplea por su flexibilidad para determinar costos de ventas y saldos en sus existencias, sin tener que realizar inventarios físicos y por la necesidad de controlar permanentemente los inventarios, cuyos registros se llevan al precio de venta.

El articulo 72 de la ley 223 de 1995 manifiesta que la DIAN acepta el método de valoración retail, el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y por tanto, la relación entre el costo de venta y los ingresos por ventas también corresponde a un porcentaje uniforme.  El costo de ventas resultara de multiplicar las  ventas por un determinado porcentaje.  Para hallar el valor del inventario final, a la suma de las compras más el inventario inicial se le resta el costo de ventas.

En este método el costo del inventario final e obtiene de multiplicar:

Mercancías disponibles venta al costo		Valor del inventario mercancías
mercancía disponible venta al	X	final al precio al detal
precio al detal

Este Este método se conoce como el método al detal y por menor y es utilizado por empresas como almacenes por departamentos, almacenes en cadena, tiendas de ropa, etc, que venden al menudeo gran cantidad de artículos

Este método es ventajoso porque proporciona cifras de inventarios para la elaboración de informes intermedios, además ayuda a detectar faltantes en el inventario.  No obstante la aplicación práctica de este método puede revestir complicaciones porque los precios de venta inicialmente establecidos se modifican con las frecuentes alzas y bajas.

METODO DE IDENTIFICACION ESPECÍFICA

Este método es utilizado en un grupo muy reducido de empresas, como distribuidores de automóviles, joyerías, etc, donde los costos unitarios son muy elevados.

Este método también es conocido como el de costos identificados, y se utiliza en aquellas empresas donde es posible identificar el artículo que integra el inventario con una compra específica y su factura.

Correspondiente, por tanto, los precios específicos de las facturas se pueden utilizar para la asignación del costo a los artículos vendidos y al inventario final.

AJUSTES DE INVENTARIOS

El ajuste de inventarios nos permite, al final del periodo contable o ejercicio fiscal, determinar las diferencias entre los registros      en el auxiliar de inventarios y los conteos físicos de cada producto.

Estas diferencias pueden generar sobrantes o faltantes

Por requisito fiscal y por normas de contabilidad las empresas que manejan inventario para su producción y comercialización deben hacer conteo físico de todas las existencias mínimo al 31 de diciembre.  La costumbre es que se hagan en promedio dos (2) veces al año.  El inventario físico debe valorizarse de acuerdo con el método utilizado por la empresa para todas las mercancías y su resultado se compara con el saldo que figura en libros antes de ajustes y cierres, tanto de cantidad como de valores.  Una vez analizadas las diferencias entre el saldo físico y el saldo de libros que muestra la tarjeta de kardex, se procede a registrar contablemente los ajustes, que se denominan faltantes o sobrantes.  En el estado de resultado se muestra como un mayor o menor valor del costo de las mercancías vendidas; si es faltante, como mayor valor, y si es sobrante, como menor valor.  El ajuste de inventario se da el sistema de inventario permanente.

Tomado del libro CONTABILIDAD GENERAL

ENFOQUE PRÁCTICO CON APLICACIONES INFORMATICAS

DE HERNANDO DIAZ

PERSON PRENTICE HALL