COSTOS BASADOS EN ACTIVIDAD

UNIVERSIDAD CENTRAL

COSTOS BASADOS EN LAS ACTIVIDADES

POR: RODRIGO MEJIA

Hasta hace poco tiempo la organización empresarial, descentralizada se organizo funcionalmente, por centros o por departamentos con responsabilidad, funciones, limitaciones y autoridad, claramente definidas, así fue necesario conocer los costos y gastos, por cada centro o departamento, que aun hoy exigimos y practicamos, así la cuenta 51 Gastos de Administración, 52 Gastos de Ventas y 71,72,7,3,74, etc., Gastos de Fabricación, etc.

La revolución industrial, determinó la necesidad de conocer los costos por productos, entonces surgieron las ordenes de fabricación y la producción por procesos, y así apareció el manejo e las producciones por proceso y productos terminados en la cuenta de inventarios- cuenta 14 en nuestro medio.

Luego el estudio, la investigación y desarrollo tecnológico y el impulso de grandes empresas americanas y los foros universitarios, con los planteamientos de Cooper y Kaplan, determinaron el manejo de los costos basados en las actividades

Los productos no consumen costos , sino que consumen las actividades, exigidas para su fabricación, las actividades incluyen, por ejemplo, el establecimiento de la red de distribuciones, la recepción de materiales comprados, la puesta en funcionamiento de la maquinaria, el diseño de los productos, la tramitación del pedido de un cliente

Las actividades son las que consumen recursos, y no los productos

Las consideraciones que sustentan los sistemas basados en las actividades son:

1. Es posible establecer una relación causa _ efecto determinante y clara entre actividades y productos,
Puede afirmarse que a mayor consumo de actividades por parte de un producto, habrá que asignarle mayores costos y viceversa

2. El costo de una actividad concreta, sus costos serán asignados a los productos en función del uso o consumo que cada uno de ellos haya hecho de la actividad.
3. Para acometer una adecuada gestión de costos habrá que actuar sobre los auténticos causantes de los costos, es decir, sobre las actividades que los organizan


ACTIVIDAD

Es toda actuación o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa, encaminadas a la obtención de un bien o servicio, tales como preparar presupuestos, seleccionar personal, aserrar madera, preparar maquinas , hacer facturas, limpiar la planta, etc.

Estas actividades pueden descomponerse mas, hasta llegar a tareas muy concretas y estas se podrían descomponer en otras más sencillas.

DELIMITACIÒN DEL CONCEPTO DE ACTIVIDAD

Una actividad agrupa diferentes tareas, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

- Se realizan por un individuo o un grupo de ellos
- Disponen de unos medios, es decir, utilizan un inputs (recursos, tangibles e intangibles)
- Existe una homogeneidad entre esas tareas, encaminada a la obtención directa de un bien o servicio o ayudar a obtenerlo
- Son susceptibles de cuantificarse empleando una misma unidad de medida
- Todas ellas y solo ellas son necesarias para transformar unos determinados recursos en unos determinados outputs (ventajas productos, servicios , beneficios)
- Están dirigidos a satisfacer una demanda interna o una demanda externa
- En su ejecución se sigue un procedimiento determinado
En definitiva, las actividades van a constituir un núcleo de acumulación de recursos absorbidos en el proceso productivo, capaz de ser asignados a los productos de acuerdo con los generadores de costos.
SE ELIMINA LA NECESIDAD DE REALIZAR CESIONES DE COSTOS ENTRE ACTIVIDADES

CLASIFICACION DE LAS ACTIVIDADES

Dentro del ámbito de los Sistemas Basados en las Actividades es usual clasificarlas en relación con los siguientes aspectos:

a. Su actuación con respecto al producto
b. Su capacidad para añadir valor al producto
c. La frecuencia de su realización.

ACTIVIDADES CON RESPECTO AL PRODUCTO

Podríamos decir que el protagonista o destinatario específico de cualquier actividad desarrollada en la empresa puede variar. Si nos situamos en una empresa que produce zapatos, podremos observar que hay actividades que se llevan a cabo pensando en los zapatos en si; por ejemplo, la colocación de las trencillas que lleva cada zapato; sin embargo, otras actividades tienen que ver con un conjunto de zapatos, como puede ser el diseño de un modelo determinado o la preparación de la maquinaria para acometer la fabricación de una serie de ellos. Desde esta perspectiva, las actividades pueden clasificarse en:

a) Actividades a nivel de unidad de producto
b) Actividades a nivel de lote
c) Actividades a nivel de línea
d) Actividades a nivel de empresa

A nuestro entender, esta clasificación es importante bajo el punto de vista de la asignación, es decir, cuando pretendemos implantar un modelo ABC, por cuanto permite conocer el comportamiento que cada actividad desarrollada en relación con cada producto, lo que va a posibilitar establecer una fácil identificación ente los costos por ella generados y los productos por ella tratados.

ACTIVIDADES A NIVEL DE UNIDAD DE PRODUCTOS

Ejemplos representativos de este tipo de actividad podrían ser el corte de la primera materia requerida para fabricar cada unidad, perforar un componente del producto o pintar un vehiculo.
Los consumos de recursos, que realizan estas actividades guardan una relación directa con el número de unidades producidas, es decir, varían al variar el volumen de producción. Por ejemplo, si se pintan dos vehículos se consumirá normalmente dos veces mas pinturas, dos veces mas tiempo de mano de obra o dos veces mas tiempo de trabajo de maquinas que si se pintase uno solo., sus costos pueden asignarse fácilmente a lo productos, bien de manera directa (primera materia o mano de obra directa) o bien utilizando una base de asignación representativa del volumen tratado (horas- maquina para el consumo del equipo productivo y de las demás cargas con él asociadas, como podría ser la energía necesaria para las maquinas) .

ACTIVIDADES A NIVEL DE LOTE


Se entiende por lote un conjunto de unidades de un producto que se fabrican a la vez. Las actividades ejecutadas a nivel de lote son aquellas realizadas cada vez que se ha de fabricar un lote de un determinado producto. Por ejemplo, en la fabricación de productos congelados, pude dedicarse parte del día a preparar unas empanadillas que se fríen y se envasan para pasarlas a las cámaras de congelación.

Los costos o recursos consumidos por estas actividades varían en función del número de lotes procesados, pero son independientes del número de unidades que componen cada lote, es decir, tienen la consideración de invariables con respecto a estas.

Así, en el ejemplo, cada vez que se prepare la maquina para hacer la masa de las empanadillas, o los equipos disponibles para freírla, se incurrirá en unos costos. Pero una vez preparados para fabricar el lote, el costo incurrido en esa preparación será normalmente el mismo, ya se fabriquen 10 o 400 empanadillas.

ACTIVIDADES A NIVEL DE LINEA

Por ejemplo, en unas bodegas de vino, aquella parte de las instalaciones dedicada al envasado normalmente ocupara una parte de la fabrica y tendrá un personal ocupado en ella cuando esta funcionando. Estas actividades permiten que los diferentes productos sean fabricados y vendidos adecuadamente, pero los costos por ellos consumidos son independientes tanto de las unidades producidas como de los lotes procesados, guardando en cambio mayor relación con la complejidad de las modificaciones introducidas en los productos o en los procesos, o con los cambios de ingeniería requeridos por el nuevo diseño.


ACTIVIDADES A NIVEL DE EMPRESA

A esta categoría pertenecen las actividades que tienen lugar en los, ámbitos de la administración, de la contabilidad, de la financiación, asesorìa jurídica, asesoria laboral, mantenimiento general (calefacción, luz, etc). Son comunes para todos los productos, la utilización de cualquier base de asignación destinada a repartir los costos que originan sobre los productos comportaría un elevado grado de subjetividad.

INCIDENCIA EN LA FORMACIÒN DEL COSTO DEL PRODUCTO

Las tres primeras categorías: actividades a nivel unitario, a nivel de lote y a nivel de línea, suelen denominarse genéricamente actividades primarias, por cuanto contribuyen directamente al objetivo funcional de la organización, el objeto del costo que es el bien o servicio.

Las actividades a nivel de empresas son denominadas actividades secundarias, poseen la característica de servir de apoyo a las actividades primarias.
Respecto del tratamiento de los costos de las diferentes actividades en formación del costo del producto, podemos decir que los costos generados por las actividades primarias repercuten sobre el costo de los productos. Sin embargo, los costos de las actividades secundarias son tratados como costos del periodo en el cual esa actividad se realiza, sin que incida en el costo de los productos.
Esta clasificación ha pasado a considerarse por Cooper ( Cooper, 1992) como un elemento esencial del propio concepto del modelo ABC. Los costos de las tres primeras categorías de actividades son asignados a los productos utilizando los correspondientes generadores de costos. Los de la cuarta categoría se tratan como costos del periodo o incluso pueden asignarse a los productos de alguna manera arbitraria

CLASIFICACION DE LAS ACTIVIDADES CON CAPACIDAD DE AÑADIR VALOR AL PRODUCTO


Por ejemplo, la preparación y puesta a punto de la maquinaria, el secado, cortado o barnizado de la primera materia, la expedición de una orden de compra, el servir un pedido al cliente serán ejemplos representativos de las que agregan el valor, mientras que la inspección, el almacenaje de la primera materia, el rehacer un producto defectuoso, la devolución de un envió, etc, no añaden valor alguno.

Una actividad con valor añadido, como aquella que, aplicada sobre el producto, hace aumentar el interés del cliente por él; como ejemplo citaremos el acabado correcto, el ajuste adecuado o el pintado bien realizado. En sentido contrario, la actividad sin valor añadido no ejercerá influencia alguna sobre el cliente en su apreciación por el producto; actividades como las desarrolladas para mover los materiales por la plantas, el almacenaje de los productos terminados, el control de calidad si se elaboran adecuadamente, etc ; no reportaran ningún valor para el cliente.

IMPORTANCIA DE ESTA CLASIFICACION PARA LA GESTION DE LOS COSTOS

La distinción entre actividades con o sin valor añadido adquiere una gran importancia para llevar a cabo una correcta gestión de costos, es decir, se utiliza cuando estamos aplicando un sistema ABM. Y esto por cuanto:
- El análisis cuidadoso de las actividades que añade valor nos puede dar la pauta a fin de conseguir que solo consuman los recursos estrictamente necesarios para la terminación del producto y en sentido paralelo para satisfacer al cliente.
- El análisis detenido de las actividades que no añaden valor ayuda a un mas a la reducción de los costos. De la actividad de inspección de la primera materia recibida, que podría quedar suprimida exigiendo a los proveedores suministros con la calidad adecuada.

Actividades repetitivas son aquellas que se realizan de una manera sistemática y continuada en la empresa. Poseen como características comunes las de tener prefijado un consumo de recursos estandarizado cada vez que se ejecutan y un objetivo concreto y bien determinado para cada una de ellas. Preparar la primera materia, pulimentar el producto, realizar las anotaciones contables o poner a punto la maquinaria.

Actividades no repetitivas son las efectuadas con carácter esporádico u ocasional o incluso una sola. Importancia cualitativa, en muchos casos, las dota de un carácter de fundamentales como las realizadas para introducir modificaciones en el producto o en los procesos o en el lanzamiento de una campaña de publicidad.

- CONCEPTO INTERNO, actividades estrictamente necesarias para fabricar adecuadamente el producto
- CONCEPTO EXTERNO, actividades que hacen aumentar el interés del mercado por el producto



LOS GENERADORES DE COSTOS

Los sistemas basados en las actividades fueron diseñados, principalmente, para hacer frente a dos aspectos básicos y fundamentales dentro del campo de la Contabilidad de Costos:

- Por una parte, estos sistemas pretenden dar respuesta a la subjetividad inherente a los procesos de asignación de costos indirectos que hasta entonces se venían practicando.
- Por otra parte, estos sistemas aparecen como nuevos instrumentos de análisis, medida y control, en aras a conseguir una eficaz gestión de los costos a través de las actividades. Es el que ya hemos denominado modelo ABM

Para formar el costo del producto y gestionar los costos, resulta imprescindible encontrar bases de asignación precisas y unidades de medida y control apropiadas que permitan llevar a cabo, respectivamente ambas funciones.
La literatura contable anglosajona ha acotado el termino “cost-driver” (generadores de costos) para designar a esas bases de asignación y a esas unidades de medida y control.

Así, por ejemplo, para la actividad “movimiento interno de materiales” el “numero de transportes efectuados” puede ser considerada como una buena base de asignación por cuanto permite observar los consumos que cada producto ha realizado de esa actividad “movimiento interno de materiales” .
En el mismo sentido, el “numero de transportes efectuados” resulta también un “cost- driver” adecuado para la medida y control de la actividad “movimiento interno de materiales”, pues ha sido el hecho de realizar esos transportes la autentica causa de los costos ocasionados por esa actividad.

Características de un buen generador de costos

En términos generales este problema de elección del cost – driver más adecuado puede quedar resuelto eligiendo siempre aquel que mejor se acomode a los siguientes requisitos:

- Ser mas representativo de las relaciones causa- efecto existentes entre costos, actividades y productos.
- Ser fácil de medir y observar

De los modelos ABC, nos encontramos con diferentes tipos de generadores según las diferentes clases de actividades

- Si la actividad es a nivel unitario, debe estar relacionado con el volumen de producción
- Si la actividad es a nivel de lote, el inductor de esa actividad debe estar relacionado con el lote completo y en ningún caso dependerá del volumen de producción
- Si la actividad es a nivel de línea, también denominadas de apoyo a la producción, su generador de costos no tendrá por tanto que ver con el volumen de producción ni con el de lotes procesados sino con la exigencia misma del producto.
- Si la actividad es de aquellas que se conocen como actividades a nivel de empresa, estas actividades no precisan una base de reparto, puesto que, como ya sabemos, no deben entrar a formar parte del costo del producto


DIFERENTES ENFOQUES DEL SISTEMA BASADO EN LAS ACTIVIDADES

Como hemos venido apuntando, el Sistema Basado en las Actividades presenta tres enfoques que, a nuestro juicio, se orientan a tres de los objetivos fundamentales:
Formación del costo del producto, la gestión de costos y la planificación y el control. Estas tres perspectivas nos permiten diferenciar claramente entre:

Modelo ABC: Cuyo objetivo es calcular el costo de producción de la manera más exacta posible
Modelo ABM: que persigue la reducción de costos a través de la gestión de las actividades
Modelo ABB (Activity Based Budgeting) : al que acabamos de citar ahora por primera vez, como su nombre indica se refiere al presupuesto basado en las actividades que tendrá como objetivo la planificación y el control

Enfoque de la asignación de costos. ABC

Desde la perspectiva de la asignación de costos, situar las asignaciones de costos indirectos de una manera más perfecta que las conseguidas por los modelos tradicionales

Enfoque de la gestión de los costos ABM desde la perspectiva del modelo ABM lo que se pretende es el análisis del proceso productivo, apoyándonos en las actividades y en los generadores de costos.
Si intenta disponer de un instrumento para la gestión de los costos a través de las actividades, puede ofrecer ventajas para la eliminación de despilfarros en la utilización de los recursos a través de una mejora continua en su ejecución y a la consecución de otros propósitos derivados del análisis de la eficiencia y de la eficacia.
La aplicación del modelo ABM para el análisis del proceso productivo, de cara a mejorar el rendimiento, ha empezado a convivir en los países más avanzados con otras técnicas que persiguen el mismo objetivo:

• La gestión de calidad total (TQM iniciales de Total Quality Management)
• Las técnicas de mejora continua (Kaizen), en terminología japonesa
• Los sistemas de fabricación flexible (del tipo del Just in Time, por ejemplo)

En particular, se ha revelado especialmente útil el modelo ABM para potenciar las técnicas de mejora continua.

El ABM hace uso especialmente de la distinción entre actividades con y sin valor añadido, a fin de eliminar las segundas y ejecutar correctamente y con consumo mínimo de recursos las primeras

Enfoque de la planificación y el control. El ABB

Esta perspectiva podemos decir que se trata de sistemas de costos históricos.
Sin embargo, los sistemas basados en las actividades pueden plantearse como sistemas de costos a priori, es decir, podemos prestablecer los costos basándonos en las actividades con el objeto de planificar la futura actuación de la empresa y posteriormente acometer el proceso de control de la misma.

Este planteamiento da lugar a lo que se conoce como Presupuestos Basados en las Actividades (ABB)
Además, el ABB puede plantearse para adoptar decisiones a todos los niveles. Así en base a las actividades, podemos adoptar decisiones de tipo operativo, es decir, a corto plazo y relacionadas con la actividad normal de la empresa: de tipo táctico es decir, a medio plazo y relacionadas con algunos de los aspectos mas significativos de la organización e incluso de tipo estratégico, es decir, a largo plazo y relacionadas con la consecución de los objetivos fundamentales de la empresa.

FORMAS DE PRESENTAR EL MODELO ABC

Cuando se señalan las ventajas del modelo ABC, que ya conocemos, el modelo ABC abandona la asignación de los costos de acuerdo con las horas de mano de obra directa aplicada o de acuerdo con la materia prima consumida, y en lugar de emplear como criterio de asignación del costo de los centros esas referencias se emplean los generadores de costos.

El punto débil de esa afirmación esta en no distinguir entre los modelos anglosajones y los modelos europeos continentales. En los modelos Europeos continentales ya estábamos empleando la unidad de obra de los centros de actividad como referencia para realizar muchos procesos de asignación.
No obstante lo anterior, con los modelos ABC se consigue establecer relaciones causales mas precisas entre costos y productos que las efectuadas tradicionalmente con los modelos europeos continentales.

La presentación de las versiones del modelo ABC

Para que se vean mas claramente las diferencias entre modelo ABC y los modelos que hemos estudiado, vamos a presentar los modelos ABC también en dos versiones: por que aunque se admita que el modelo ABC nació dentro del mundo anglosajona y hay que admitirlo también que el modelo ABC fue asimilado por la doctrina europea continental dentro de su contexto.

Nos parece conveniente hacer la presentación del modelo ABC de dos maneras diferentes. en una primera forma trataremos de que se pueda hacer una comparación con el modelo europeo continental de costos completos y en una segunda forma de presentación fácil su comparación con el modelo de costos completos en su planteamiento anglosajón.



BIBLIOGRAFIA:

Tomado de: CONTABILIDAD DE COSTOS Y CONTABILIDAD DE GESTION 2 EDICION – VOLUMEN I.
POR Ángel Sáez Torrecilla, Antonio Fernández Fernández, Gerardo Gutiérrez Díaz . Prologo de Michael Bromwich
Mc Graw Hill.